社内コミュニケーションが十分に行われないと、どのようなリスクが引き起こされるのでしょうか。以下より、主なリスク3つを挙げ、解説します。

1-1, 目的意識の不足

目的意識とは、「何のためにこの業務を行うのか？」という目的の自覚を意味します。社員が自覚することです。

コミュニケーションが不足すると、目的意識を社員間で伝達・共有するのが困難になります。業務の重要性が理解されにくくなり、社員が押さえるべきポイントを押さえずに業務を行ったり、勝手に手順を簡略化したりしかねません。

社員が業務を行うモチベーションも上がりにくいため、最終的な成果にマイナスの影響がある恐れもあります。

1-2, 業務効率の低下

コミュニケーション不足により、業務の目的意識が不足すると、作業の優先順位や重要性が社員間で統一できなくなります。そのため、業務の足並みがそろわなくなったり、作業分担・共有がうまくいかなくなったりする事態が予想されます。

また、仕事上の課題を気軽に相談しにくい雰囲気があると、本来は重要でない業務に時間をかけてしまうなどの無駄が生じ、社員が十分にパフォーマンスを発揮できません。業務を改善したり、新しいアイディアを生み出したりする機会も減るため、業務効率の低下につながります。

1-3, 社員の定着率の低下

組織全体でコミュニケーションがあまり活発でないと、上司・同僚への相談や発言がしづらくなりがちです。そのため、何か不安やストレスがあっても一人で抱え込んでしまい、離職につながりかねません。また、コミュニケーション不足により目的意識の低下がしていると、仕事に対するモチベーションだけでなく、組織への帰属意識も湧きにくくなります。

総務省発表の「労働力調査」によると、2018年移行、正社員の転職希望者数は増加傾向にあります。一因として、「新型コロナウイルス感染拡大を機に、より働きやすい企業に勤めたい」と考える人が増えていることが挙げられます。

昨今は、オンラインでも情報収集や採用面接が受けやすくなっており、転職活動もしやすいです。優秀な社員がなかなか定着しない状態では、会社全体の生産性も上げにくいでしょう。

出典：総務省統計｜局労働力調査　過去の結果の概要

社内のコミュニケーションを活性化すると、上述のようなリスクを防いで、会社全体の利益向上が図れます。

たとえばコミュニケーションが円滑になると、目的や進捗・問題点を確認する機会が増え、認識違いによるミスが防げます。

また、社員の意見を聞きやすい環境を整えれば、不満や要望を言いやすくなり、業務改善やモチベーション向上にもつながります。社内の働きやすさも向上するため、生産性の向上や離職抑制にもなるはずです。

さまざまな働き方がますます尊重される中、離れた場所にいる社員とも意思疎通できるツールとして、多くの企業で「ビジネスチャット」が導入されています。ここからは、ビジネスチャットの概要や他ツールとの違いについて説明します。

3-1, ビジネスチャットとは？メール・SNSとどう違う？

そもそもチャットとは、複数ユーザーがリアルタイムにメッセージを送り合うためのシステムです。ビジネスチャットとは、チャットの中でもプライベートではなく、ビジネス用途で使うものを指します。

ビジネスチャットとメール・SNSの概要や主な違いを表にしましたので、参考にご覧ください。

出典：総務省｜チャットの仕組み｜国民のための情報セキュリティサイト

3-2, ビジネスチャットのメリット・デメリット

ビジネスチャットはメールと違い、グループを作ることで、複数人で会話するかのようなやり取りができます。送信内容を後から編集しやすいのがメリットですが、その一方、変更すべきではないメッセージまで、後から編集・削除できるのがデメリットです。

気軽に利用できるビジネスチャットですが、用途によって他ツールと組み合わせて使うと、より安心です。下記に、ビジネスチャットとメール・SNSのメリット・デメリットをまとめたので、使い分けの参考にしてください。

ビジネスチャットとして使えるツールは、数多く提供されています。ここでは、自社に合ったビジネスチャットを選ぶポイントを解説します。

4-1, セキュリティがしっかりしているか

業務効率化を急ぐあまりセキュリティ対策がおろそかになり、情報が漏えいしてしまうと、大きなダメージを被る恐れもあります。

ちなみに、ビジネスチャットにおけるセキュリティリスクには、次のようなものがあります。

• プライベート端末利用による情報漏えい

• メッセージ誤送信

• ウイルス感染

対策としては、IPアドレス設定によるファイルダウンロードの制限や、チャットの暗号化などが有効です。ビジネスチャット上では重要ファイルを含め、機密情報が飛び交うことになるため、セキュリティが強固かどうかを見極めて選びましょう。

4-2, コストパフォーマンスもチェック

強固なセキュリティを備えたビジネスチャットツールは、利用人数などに応じて有料となるものがほとんどです。コストを検討する際は、安さだけでなく、費用をかけただけの効果があるかどうかを見ましょう。

たとえばカスタマイズ性が優れていたり、ビデオ通話ができたりしても、自社でニーズが低ければ、その分のコストは無駄になってしまいます。一方、安すぎるだけのツールだと、セキュリティの甘さから重大な危険にさらされる恐れがあります。

自社が必要とする機能とセキュリティ体制・コストとのバランスを見て選ぶことが大切です。

4-3, 社員の皆が使いやすい仕様か

ビジネスチャットツールは組織メンバーが毎日のように使うものであり、社外から使うこともあるため、使いやすいUIかどうかも見て選ぶ必要があります。デジタルツールやデジタル端末に苦手意識がある社員でも問題なく使えれば、社員全員が使えるはずです。導入にあたって研修を行う時間も削減できるため、効率的です。

社内コミュニケーションが不足すると、目的意識が欠けたまま業務を行うことになり、業務効率や社員の定着率が低下することにつながりかねません。

働き方改革が推進される現在、社員の働きやすさを担保しながらコミュニケーション不足を抑制し、業務効率をアップしてするためには、ビジネスチャットなどの導入が有効です。

弊社の提供するOffice Messengerは、ファイルのダウンロードポリシー設定やチャット内容暗号化など、セキュアなセキュリティ対策を施したビジネスチャットツールです。

50名利用時の月額は5,000円と低コストで、多くの企業に満足のお声をいただいています。チャット機能とは別に、メールのようにやり取りできる「メッセージ機能」も備えているため、気軽なやり取りとフォーマルな通知を使い分けられます。

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