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社内のメールが多すぎる！仕事上のメールを効率よく処理する方法とは
作成日時 22/07/19

「社内のメールが多くて、処理が追いつかない…」

「効率的にメールを処理する方法はないの？」

そんな悩みを抱えていませんか。

ビジネスにおいて広く普及しているメールは、社内の情報共有ツールとしても利用されます。

しかし、業務が増えれば受信するメールも多くなっていくため、その処理に追われて時間が足りなくなってしまうという「メール多すぎ問題」を抱えがちです。

また、メールのチェックを怠ると業務の遅れやトラブルの原因になりかねません。

一体、どうやったらメールを効率よく処理できるのでしょうか。

そこでこの記事では、社内のメールが多くなってしまう要因とその対処法、そしてメールに代わるコミュニケーションツール「ビジネスチャット」について、詳しく解説します。

1.メールが多くなってしまう原因

なぜ、メールの量は多くなってしまうのでしょうか。

社内でメールが多くなる要因は、次の3つが考えられます。

1）メールへの依存度が高い

2）メールの返信に時間がかかる

3）CCが多く使われている

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

１-1.エンドポイントセキュリティの重要性

1つ目は、ビジネス上のコミュニケーションにおいて、メールへの依存度が高いことです。

電子メールはインターネットの普及と同時に広く使われてきた通信手段であり、メールソフトがあれば誰でも簡単に使用できます。

また、メールはコストが安く、瞬時に多くの相手に送信できる上に、データファイルの共有も容易ですので、ビジネスにおいても広く利用されています。

そのため、社内外を問わずコミュニケーションの手段としてメールを選択する人は多く、その依存度が非常に高くなってしまっているのです。

事実、一般社団法人日本ビジネスメール協会が2022年6月1日に発表したビジネスメール実態調査2022によると、実に98.69%の人が仕事上のコミュニケーション手段としてメールを利用しています。

社内だけでも、他部署からの業務依頼やミーティングで使う資料の共有、人事や総務の伝達事項などにメールが使われており、業務に関係する人数に比例して受信する数も増えます。

メールが多くなってしまうのも、当然なのです。

１-2.メールへの返信に時間がかかる

2つ目は、メールの返信に時間がかかってしまうことです。

受信メールが多くなると、業務の進行が滞らないよう優先順位を考えて返信する必要があります。

また、相手に応じて文面を変えたり、誤解が生じないよう考慮したりしなくてはなりませんので、メールの返信には時間がかかります。

前述の日本ビジネスメール協会による調査によると、メールを1通書くのにかかる平均時間は6分5秒。

10通あれば、実に1時間もメールに費やしているという計算になります。

しかし、時間がかかるからと返信を後回しにしたり忘れたりすると、催促のメールが追送されるでしょう。

また、返信しても内容に抜け漏れがあったり、相手に理解されにくかったりすると、一度のやり取りでは終わらず、質問のメールが返ってくる可能性もあります。

つまり、メールの返信に時間がかかることで未処理のメールが増えるという、悪循環に陥ってしまうのです。

１-3.CCが多く使われている

3つ目は、メールに「CC」が多く使われていることです。

CCの多用によって、自分にとってあまり重要ではないメールが大量に届いてしまいます。

CCとは複写を意味する「カーボンコピー（Carbon Copy）」の略称で、メールのCC欄にアドレスを登録すると同じメールを一斉に送信できる機能です。

伝達事項を複数の人に共有する際に使われており、企業によっては「関係者には必ずCCを付けるように」と指示されているところもあります。

しかし、CCに入れるかどうかは送り手の判断に委ねられるため、人によってはあまり関係がない業務のメールまで送られます。

このCCの乱用によって、メールが増えてしまうのです。

さらに問題なのは、届いたメールは中身を読むまで自分に関係があるのかどうかが分からない点です。

中には、1日に数百通のメールを受信するケースもあり、その全てに目を通していると時間がいくらあっても足りません。

2.効率よくメールを処理する方法

では、効率よくメールを処理するためには、一体どうしたらいいのでしょうか。

こちらでは、次の通り3つの対処法を紹介しましょう。

1）メールを見る時間を決めておく

2）件名や本文を分かりやすく書く

3）受信メールを仕分ける

２-1.メールをみる時間を決めておく

1つ目は、あらかじめメールをチェックする時間を決めておくことです。

メールが届くたびに作業を中断して、その都度内容を確認するのはかえって非効率です。

そこで、1日の中でメールをチェックする時間を設定しておき、その時間だけで処理しましょう。

すると、手を止めず業務に集中できるため、効率的になります。

例えば、出社直後、昼食後、そして退社前など、1日に2〜3回ほどメールをチェックするタイミングを設定しましょう。

また、後で処理しようと一度メールを閉じてしまうと再び読まなければならず二度手間ですので、読んだらすぐに返信してしまいましょう。

メールを見る時間を決めておくことで、設定したタイミング以外の時間はメールに気を取られず、効率よく自分の業務をこなせるようになるでしょう。

２-2.件名や本文をわかりやすく書く

2つ目は、メールの件名や本文について分かりやすく書くことです。

なぜなら、どちらも分かりにくいとメールを増やしてしまう原因になるからです。

多くの人は、メールの件名を見てその重要度や内容を予測します。

そのため、何の要件かがよく分からない件名で送ると、相手によっては後回しにされたり返信を忘れられたりして、業務が滞ってしまうのです。

もちろん本文についても、分かりにくい文章で書くと相手に伝わらず、やり取りが増えてしまい効率が悪くなります。

そこで、メールの件名は具体的かつ簡潔に内容を表現するものを付けましょう。

本文についても、誤字脱字をなくすのはもちろん、行間を適度に取ったり内容を箇条書きにしたりして、意図がきちんと伝わるように書きましょう。

コツとして、本文を「宛名＞あいさつ＞要件＞詳細＞結びのあいさつ＞署名」という型に沿って書けるようにしておくと、分かりやすいメールになります。

型があることで、時間をかけずスムーズに書けるというメリットもあります。

２-3.受信メールを仕分ける

3つ目は、メールを必要に応じて仕分けることです。

「受信トレイ」で受け取ったメールは、何もしないとどんどん溜まっていきます。

しかし受信トレイが一杯になると、保管しておかなければならないメールや返信すべきメールを探すために、時間を費やさなければなりません。

そこで、受信フォルダの直下に「要返信」や「保管」といったフォルダを作成して、受信したメールを用途別に仕分けるようにしましょう。

合わせて、返信や保管が不要なメールは、読んだら削除するクセを付けるといいでしょう。

受信トレイはあくまでもメールの一時保管の場所として位置づけ、処理したメールはフォルダに仕分けたり削除したりして、常に受信フォルダが空の状態になるよう心がけましょう。

3.より効率化を図れる「ビジネスチャット」

近年、メールに代わるコミュニケーションツールとして注目されているのが「ビジネスチャット」です。

チャット（Chat）とは本来「おしゃべり」という意味であり、チャットツールでは複数のユーザー同士がリアルタイムでメッセージをやり取りできます。

入力したテキストは会話のように表示されるため、コミュニケーションのハードルが下がりますし、文書や写真などのファイルを共有すれば、気軽にディスカッションができます。

そのため、新型コロナウイルス感染症の拡大によって普及が進んだテレワークでは、リモートアクセスやWeb会議ツールとともに、コミュニケーションツールとしてビジネスチャットの環境整備が進められています。

前述の日本ビジネスメール協会による調査でも、仕事上のコミュニケーション手段に「チャット・メッセージングアプリ」を使う人は増加傾向です。

また総務省でも、コロナ禍以前より働き方改革の障壁を解消するものとして、チャットツールの利用状況などを調査していました。

ビジネスに限らず、コミュニケーションでは「質より量が大事」だと言われます。

メールより気軽にメッセージを送り合えるビジネスチャットを使えば、接触回数が増え、チームメンバー同士のコミュニケーションが深まるというメリットもあります。

より効率的にコミュニケーションを取りたいと感じているのであれば、社内のやり取りにビジネスチャットを導入してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、社内のメールが多くなってしまう要因とその対処法、そしてメールに代わるコミュニケーションツール「ビジネスチャット」について解説しました。

社内のメールが多くなるのは、情報共有の手段としてメールの依存度が高い上に返信に時間がかかること、そしてCCが多用されているといった要因があります。

そこで、メールを見る時間を決めておくとともに、分かりやすいメールを書くことを心がけ、必要に応じて受信メールを仕分けるようにすると、効率よくメールを処理できます。

メールを減らし、社内のコミュニケーションをより円滑化させるには「ビジネスチャット」の導入がおすすめです。

この記事を参考に、あなたの会社にもビジネスチャットを導入して「メール多すぎ問題」を解決しましょう。

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