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社内メールでのやり取りが増えすぎると「無駄な工程が多いな」と感じることはないでしょうか？
作成日時 22/04/19

メールの中に埋もれた情報を探さなければなかったり、スレッドをさかのぼったりしていると1日に換算すると思った以上に時間を使ってしまうものです。

会社が数十人以上の規模になってくると、承認や確認といった部分で効率を下げてしまうことはよくあるケースです。

社内メールは使い分けも大切ですが、無駄の多いメールのやり取りはビジネスチャットで簡単に効率化することが可能です。

社内メールの問題点と非効率な理由

社内メールを使用して、担当部署に連絡をしたり、ファイルや書類をやり取りする場合にはどうしても問題点が浮かんでしまいます。

その問題点とは、社内メールであってもサーバーを経由してから担当者にメールが届くため、急いでいるやり取りなどに対して、リアルタイムに対処出来ないことが挙げられます。

また、同じように担当者が忙しい場合は結局電話でのやり取りになってしまいがちです。

状況や業種にも左右されますが、メール確認や電話での業務が増えると、その分本来の業務に使用出来る時間は減らされてしまいます。

これが、社内メールにおける非効率化を生み出す大きな理由の１つです。

短文のレスポンスが余計な時間を生み出す

メールシステム上、スレッド形式になっていたとしても、必要な情報を確認するまでの時間はある程度必要です。

その中で、短文のやり取りが続いてしまうようになると、余計に時間を消費してしまいます。

こういったレスポンスの無駄は１つ１つは細かいものですが、積み重なれば業務全体に影響を与えかねません。

メールの数が多い

社内メールアドレスを理由して、社外のクライアント様や担当者様といった方々との連絡などが含まれていると、1日に消化するメールの数は非常に膨らんでしまいます。

一般社団法人日本ビジネスメール協会による「ビジネスメール実態調査2021」によると、1日に受信するメールの数は「51.1通」となっており、かなりの数のメールを受信していることが分かります。

さらに、同調査では「メールを1通読むのにかかる時間は平均1分21秒」となっています。

単純に換算すると、メールを読むだけで毎日1時間１０分ほどのロスを生んでいるということです。

メールを1通書くのにかかる時間は平均5分56秒

さらに返信するためのメールを作成するには1通につき、約6分必要だというデータになっています。こういった部分も社内メールの非効率化を示す問題点の１つです。

メールの返信には、さまざまな内容があるため余計に時間がかかりやすいものです。

業務メールを効率化するための課題とは？

業務メールを使用する上で、効率化するための課題は色々とありますが、まずは無駄なレスポンスを削減したり、極力メールに割いている時間を減らせるような取り組みが必要になります。

社内外のさまざま情報を一括でメールで管理すると、整理がしにくいというデメリットが生まれてしまいます。しかし、同時に秘匿性やセキュリティという面では社内メールを活用すべき場面があるのも事実です。

つまり、場面やビジネスシーンによって他のツールを活用しながら「時間」と「業務量」のバランスを取れるシステムを導入する必要があります。

情報の確認にかかる時間を減らす

細かい情報の確認などをするのに、毎回メールボックスを開いてしまうと、やはり時間がかかってしまいます。また、目的別のフォルダに整理しても件数が多くなって作業効率もよくありません。こういった時間の無駄を減らすためには、チャットなどのレスポンスの早いツールが非常に便利です。

1日１時間のメール処理が半分になれば、それだけ別の業務にあてる時間を増やすことも可能です。

メールにかかる業務量を減らす

ここまで紹介してきたように、メールだけでの情報管理や指示系統では、時間を余分に使用してしまいがちです。

このため、前述したチャットなどの別のツールを併用して、「メールに携わる業務量」を減らすことも課題の１つになります。

ビジネスチャットを活用して社内業務を効率化する

メールの無駄なポイントである時間や業務量といった課題を解決しやすいツールとしては、「ビジネスチャット」が代表的なツールの１つです。

ビジネスチャットとは、リアルタイムに情報を処理できる連絡ツールの１つであり、メールよりも情報確認にかける時間が大幅に減らすことが可能です。

また、部署やチーム、プロジェクト単位でグループ化することも可能なため、近年多くの企業が社内メールとビジネスチャットを併用しはじめています。

ビジネスチャットが活躍するシーン

ビジネスチャットはこれまで、IT関連の企業同士や顧客、クライアントを結ぶツールとして活用されてきました。

しかし、昨今のテレワークの増加や働き方改革などの方針転換によって、社内業務にはビジネスチャットを使用するという企業が増加している傾向にあります。

もちろん、外部との打ち合わせなどにビジネスチャットを利用することも可能ですが、どちらかと言えば「社内コミュニケーションを円滑化」する性質の方が強いからです。

ビジネスチャットのメリットとは？

ビジネスチャットを社内で活用すると、具体的にどのような効率化が図れるかをご紹介いたします。

① 迅速な情報の共有化

企業全体、あるいは社内の一部に情報を共有したいときに、ビジネスチャットを利用することでメンバーに素早く情報を共有することが可能です。

メールであればメールボックスから件名を見て、といった細かい工程がありますが、確認のための工程、共有化する工程が大幅に短縮されます。

② 目的別コミュニケーションの円滑化

短期的、長期的に関わらず社内ではさまざまなプロジェクトが進む中で、１つのメールで情報を整理すると見落としなどのミスも起きやすくなります。

ビジネスチャットでは、目的に応じたメンバーでのテキストやファイルの共有、やり取りが可能になるため、こういったコミュニケーションの部分でも活用可能です。

③ 業務上のタスク管理・整理

業務の効率化には「誰が、どこで、何を、いつまでに」といったタスク管理が重要です。

ビジネスチャットでは、個別のタスクからチーム、部署でのタスク管理、すでに終了した業務タスクを消して新しくスケジュールを作ることも可能です。

規模の大小に関わらず使用できるので、数ヶ月単位のタスクから数日で終わるタスクでも一元管理が実現します。

④ ミニ会議の時間短縮

打ち合わせのような小さな規模の会議であれば、ビジネスチャット上で必要なメンバーを集めることができます。

ビジネスチャットでは電子書類（PDFなど）や資料の共有も可能なことから、デスクなどの持ち場を離れることなく会議をすることも可能です。

移動にかかる時間は０になり、時間の調整も対面会議よりも融通がきくことで、業務効率を上げることに繋がります。

社内のコミュニケーションを円滑化しよう

ここまで解説してきたように、社内用のメールとビジネスチャットを併用することによって、メールだけでは時間がかかったり、無駄な工程を挟んでいたコミュニケーション速度の上昇にも繋がります。

企業間取引ではマナーとしてメールを使用しなければならない場面もあるでしょう。

目的や必要に応じて、メールとビジネスチャットを併用しながら、社内のコミュニケーションを円滑化してみませんか？

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