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【ビジネスチャット編】知らないと失礼？テレワーク時代の必須マナー
作成日時 22/03/01

テレワークが普及し、ビジネスチャットを導入する企業も増加しています。
SNSのような気軽さのあるビジネスチャットですが、どこまで砕けた表現が許されるのか、判断に迷うことはありませんか。
マナーを知らずに利用すると、実は失礼な行為だったり、相手に不快感を与えたりしてしまいます。

この記事ではテレワーク時代に知っておくべきビジネスチャットのマナーを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
マナーを知るとビジネスチャットをスマートに使いこなせますよ。





ビジネスチャットのマナー５選
ビジネスチャットを利用するときに気を付けたい５つのマナーを紹介します。

①返信はなるべく業務時間内に
メールよりも気軽に利用できるビジネスチャット。
時間があるからと、早朝や深夜、休日に送るのは控えるのがベターです。
相手に「業務時間外でも返信した方がいいのか」と気を遣わせてしまいかねません。
なるべく業務時間内に送ることを心がけましょう。

②長文NG！本文は結論を短く
ビジネスチャットの文章で気を付けるポイントは2つ
• 結論から書く
• 短く簡潔に
ということです。
テンポの良さやスピーディーであることが求められるビジネスチャットでは、伝えたいことを最初に書くようにしましょう。
また文章が長くなりすぎると、読みづらくなります。
短くまとまった文章を心がけ、1つのメッセージにいろいろな内容を詰め込みすぎないように気を付けましょう。
長くなりそうなときや、内容が複数になる場合はメッセージを分けると読みやすくなります。

③グループを適切に切り分ける
送信メールを複数人で共有するCCの機能は、ビジネスチャットではグループ機能で代用可能です。
グループ機能では、メンバーはグループ内でのやりとりを閲覧でき、情報共有ができます。
このとき、グループは業務ごとなどで適切に切り分けるようにしましょう。
誰でもメンバーに入れてしまうと、いろいろな話題が混在し、自分に関係のない話が多くなったり、大事な話が埋もれたりしてしまうことも。
情報漏洩のリスクもあるので、グループごとに必要なメンバーを揃えるのがよいでしょう。

④挨拶は省略可！敬語は残す
メールや電話でおなじみの「お世話になります」「お疲れ様です」といった提携挨拶はビジネスチャットでは省略してもよいとされています。
挨拶がないのは失礼に感じてしまうかもしれませんが、ビジネスチャットは会話のようにテンポよく続けていくものなので、失礼には当たりません。
挨拶は省略できますが、敬語は残すようにしてください。
同僚や部下が相手だと特に、タメ口になってしまいがちです。
グループチャットでは他のメンバーが不快に感じるかもしれませんし、チャットの雰囲気が乱れる恐れもあります。

⑤雑談NG！話題はビジネス
気軽にやりとりができるビジネスチャットでは、いつの間にか仕事に関係のない雑談になってしまうこともあります。
ビジネスチャットはあくまでもビジネスのために使うツールです。
ビジネスに関係のない話題は個人的なやりとりで楽しむようにしましょう。
プライベートとのメリハリを意識して使うようにしてくださいね。

⑥クイックレスポンス｜スタンプ機能でリアクション
ビジネスチャットでは基本的に読んですぐに返信をすべきです。
すぐに返答ができない場合でも「確認して返信します」などと伝えると親切です。
特に既読機能のあるビジネスチャットの場合、読んでいるのに返信がないと相手を不安にさせることもあるため注意が必要です。
返信にはスタンプ機能も上手に活用してみましょう。
報告事項にメンバー全員が「了解しました」と送ると、それだけでメッセージが溜まりますが、スタンプでリアクションすると、ちゃんと伝わったことが分かります。
メッセージ代わりにスタンプを使うことで、時間短縮にもなりますね。

テレワーク時代のチャットとメールはこう使い分けよう！

チャットとメールには以下のようなメリットとデメリットがあり、場面に応じて使い分けましょう。




ポイント１：丁寧な報告や記録が必要か？
丁寧な報告ではメールの方が向いています。
メールは送信したままの形で残るため、エビデンスとして残したい場合にも使えます。
長文の丁寧な報告や、文書として残しておきたい内容にはメールを使うようにしましょう。

ポイント２：複数人でのコミュニケーションが必要か？
複数人でのコミュニケーションが必要な場合にはビジネスチャットが便利です。
ビジネスチャットのグループ機能は必要に応じてグループを作れるため、活発な意見交換ができます。

ポイント３：「気軽に」「スピーディーに」を求めるか？
ビジネスチャットはメールよりも気軽に使え、簡単な報告などはビジネスチャットで充分と考える人が多いです。
またメールは返信が来るのに時間がかかることが多く、何往復もやりとりをするのには向いていません。
早急に返信が欲しい、スピーディーに話を進めたい場合はビジネスチャットが便利です。


【まとめ】マナーを守ってビジネスチャットをしよう！
今回は覚えておきたいビジネスチャットのマナーについて解説しました。
気軽なコミュニケーションツールですが、ビジネスであるという意識は必要です。
敬語や業務時間内でのやりとりを意識し、チャットならではの活発な意見交換をしていきたいです。

チャットとメールの特徴を押さえて、使い分けることも大切です。
Office Messengerはメール機能とチャット機能を兼ね備えたサービスです。
大切な要件はメール、気軽な相談はチャット、というように使い分けも可能で、月額5,000円からとコスパの良さも魅力です。
社内でのコミュニケーションツールをお探しの方は試してみてはいかがでしょうか。

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