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今、社内の情報共有が重要視される理由とは？
作成日時 21/06/17

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無駄なメール、多すぎる情報共有ツールに頭をかかえていませんか？

「１００通以上のメールが毎日届き、開封作業にうんざりしている」
「社内のCCメールが多すぎて顧客からの重要なメールを見逃してしまう」
「社内SNSやチャットツールをチームで活かしきれていない」
「職場のLINEグループへの対応が面倒」
このようなビジネスパーソンの声をよく耳にします。

私たちは日々、膨大な情報に追われながら仕事をしています。
しかし、「必要な情報を必要なタイミング」で入手できているのでしょうか？

様々な情報共有ツールが供給される一方、私たちの情報共有の在り方は煩雑になりがちです。
さらに、2020年以降は、コロナウイルスの影響から多くの企業でリモートワークが導入され対面でのコミュニケーション時間が
激減しました。
リモートワークの導入で業務の生産性が上がった企業もあれば、下がった企業もあります。そして、生産性が低下している企業には以下の共通点が見受けられます。

リモートワークにより生産性が低下する企業の共通点

会社のメールアカウントだけで情報共有している

全社員が会社のメールアカウントだけで情報共有をしている会社がまだ多く存在します。
社外とのオフィシャルなメールと重要性の低い社内のＣＣメールや挨拶程度のメッセージが混在してしまうため
「メールを探すこと」に時間がかかってしまいがちです。
また、多くのＣＣメールが届く管理職は、重要なメールを見落としてしまうリスクもあるでしょう。

部署やグループ単位で情報共有のルールが確立されていない

上司に対するホウレンソウ（報告・連絡・相談）は電話かメール、
同僚とのやりとりはLINE、プロジェクトチームの情報共有はチャットツールというように
情報共有手段が属人的になっているケースです。仕事や人に応じて情報共有手段が変わることは
複数のツールを行ったり来たりすることになり業務の効率を下げてしまうといえるでしょう。

社内情報共有ツールの種類とそれぞれの特徴

複数のメールアカウント、LINE、Facebook、チャット、クラウド…。私たちは情報に埋もれながら生活しているといっても過言ではありません。職場での最適な情報共有のあり方を考える前に、まずは、情報共有ツールそれぞれの特徴について考えてみましょう。

メール

メールのやり取りは1通ずつ受信ボックスに蓄積されていきます。基本的にすべてのメールは「開封」する必要があり、Excelなどの添付ファイルはその都度保存をするのに手間がかかります。
社内外のメールは混在しやすいため、メールが集積すると「見落とし」リスクも否めません。
また、既読機能やリアクション機能がないため、共有のスピードは劣後します。

チャット（SlackやChatwork）

グループやチャンネルを作成し、部署・グループ・プロジェクト毎に情報発信することが可能です。
既読機能・リアクション機能も装備しているため、スピード感のあるコミュニケーションの実現が可能です。
その反面、送受信の回数が多くなり情報の整理には工夫が必要です。

SNS（LineやFacebook）

無料で活用でき、チャットと同様にスピーディーに情報共有が可能ですが、プライベート利用している人が圧倒的に多いため、公私の線引きが難しくなります。
業務時間外の利用も可能ですが、一歩間違えるとパワハラ問題に発展することも。

ビジネスチャットツール活用のメリット

業種を問わず、効率的に業務を進めるためには円滑なコミュニケーションと情報共有が不可欠です。ここでは、ビジネスチャットツールを活用するメリットについて説明します。

社内と社外のコミュニケーションを二分することで業務効率アップ

社内の情報共有をビジネスチャットツールに完全移行することで、会社のメールアカウント（名刺に印字されたメールアドレス）は、顧客や取引先との情報共有に特化することができます。
こうすることで、重要な顧客からのメールが埋もれてしまうリスクが軽減されますし、対外的な情報だけを区分してスピーディーに閲覧・検索することが可能です。

社内コミュニケーションの円滑化・スピードアップが可能

メールでのやりとりは、いつ開封されるのかが分からないというデメリットがありますが、チャットツールでは既読情報を即時に共有できます。
また、形式的になりがちなメールと比較すると「気軽に」声をかけることができるのがチャットの特徴です。
対面でお願いする必要性のない案件や、電話で問い合わせるほどではない質問などは、チャットが最適なツールといえるのではないでしょうか。

1対1でも複数でも同時にコミュニケーションがとれる

チャットツールでは、グループを作成して複数のメンバー間で情報共有することができます。
グループ内でのブレインストーミングからスケジュールの調整まで、幅広いシーンでの利用が可能です。
役職や立場に応じて発生しがちな「社内情報格差」を払拭し、リモートで働く際にもスピーディー、かつ円滑な情報共有を実現できるのです。

社内の情報共有はOffice Messengerにお任せください

Office Messengerは、日本では2021年3月にリリースされたばかりですが、その「使いやすさ」と「コスト優位性」に大きな特徴があります。

一目瞭然！とにかく「使いやすい」ビジネスチャットツール

Office Messenger の「連絡先」は組織図で階層表示されるため、一目瞭然。
すぐに必要なメンバーと連絡を取ることが可能です。部署や名前だけではなく、携帯番号や内線番号からも社員を検索することができます。
直感的な検索操作が可能なため、導入と同時に誰もが利用することができるのです。
もちろん、Word・Excel・PowerPoint･PDFファイルやjpegなどの画像も簡単に共有することができます。

圧倒的な低コスト（月々5000円/50ユーザー）で利用できる

Office Messengerは、月々5,000円（50ユーザー）でのご利用が可能です。
また、退職者が出た際には単純に利用枠から人数が減算されるため、利用人数枠内であれば別ユーザーを加算することが可能です。
一般的に流通しているチャットツールと具体的な金額を比較してみてください。

主要ビジネスチャットツール価格（月額/50名利用時）

A社：42,500円
B社：40,000円
C社：15,000円

Office Messengerを導入すれば、最も高額なA社と比較すると年間で45万円のコストを節約できます。
3か月間の無料トライアルで、是非ともそのコストパフォーマンスを実感してください。
尚、月々5,000円のオプションサービスで「ビデオ会議」機能を追加することができます。

優れた互換性と安心セキュリティで即時利用開始可能

Office Messengerは、Windows、macOS、iOS、Androidなど全てのOSに対応します。
チャット・メッセージ、ファイルはすべてAES256/SSLで暗号化され送受信されます（シークレットチャット機能でより強力なセキュリティ環境設定も可能）。
また、管理者は、全社員の送受信ファイル名と共有時刻を確認することもできます。
さらに、モバイルデバイスからのファイルダウンロードの制限も可能なためリモートワーク環境でもフレキシフルにセキュリティ設定を実現できます。

いかがでしたか？

社内ビジネスチャットツールの導入を検討中の方も、チャットツールの見直しを検討している方もどうぞお気軽にお問い合わせください。
まずは、Office Messenger を体感していただければ幸いです。

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