---------------------------------------------------------------------------------------------------------

社内業務連絡における課題は時代とともに変遷する

従来のビジネス上の連絡手段は「口頭」「電話」が一般的でした。
2000年頃までは、上司への報告は口頭・電話が基本とされました。当該世代に対してはLINEで欠勤連絡などしないほうが無難でしょう。
ところで、「声」による社内外の連絡は、相手方とのコミュニケーションを活性化させるメリットがある一方、以下のようなデメリットが挙げられます。

・連絡事項の内容を記録することが難しい（受信側の記憶・メモに依存せざるを得ない）
・時に「言った」「言っていない」「聞いた」「聞いていない」の水掛け論に発展する
・聞き間違いや認識の相違による伝達ミスが発生しやすい
・複数人に一斉連絡することが難しい
・受信側の時間を奪ってしまう

こうして箇条書きにしてみると「確かに！」と思い当たる節があるのではないでしょうか？
コミュニケーションは、その手段によってメリット・デメリットがあると言えるでしょう。

社内業務連絡ツール別のメリット・デメリット

今日のビジネスパーソンは、電話に加えてメール・SNS・チャットなど様々な社内業務連絡ツールに囲まれながら仕事をしています。
ここでは、連絡ツール別のメリット・デメリットについてまとめてみます。

メールを活用した社内連絡

メリット
・チャットの「通知機能」がないため比較的相手の時間を拘束しない
・費用がかからない

デメリット
・すべてのメールを「開封」する必要があり時間がかかる
・Excelなどの添付ファイルはその都度保存をする必要があり手間がかかる
・社内外のメールが混在するため重要なメールを見落としてしまうリスクがある
・既読機能やリアクション機能がないため、チャットと比較すると共有スピードで劣後する

SNS（LINE、facebook）を活用した社内連絡

メリット
・メールよりも気軽にやり取りができる
・場所や時間を問わず反応しやすいので、レスポンス率は高まる
・費用がかからない

デメリット
・プライベートとの切り分けが難しく業務時間外にもやり取りをしてしまう
・パワハラやセクハラに発展するリスクがある

チャット（Slack、chatworkなど）を活用した社内連絡

メリット
・SNSに近い気軽さとスピード感がある
・SNSと異なりビジネスとプライベートが区分されている
・国内外問わず、社内コミュニケーションの主流になりつつある
・プロジェクトや部署単位でのチャンネル設定が可能なため業務効率が高まる

デメリット
・やり取りの気軽さから集中力を妨げる要因となることがある
・費用がかかる（導入ツールによって費用は大きくことなる）

社内業務連絡を円滑に進めるために押さえておきたいポイント

チャットツールの導入は、もはや業務効率化の必須手段と言えます。
たとえば、メール中心の業務連絡では「お世話になっております」「お疲れ様です」等の挨拶文を使わなくてはいけない「暗黙のルール」が残っています。 スピードが重視される社内連絡にも関わらず、通常のメール機能では宛先の検索に苦労することもあるでしょう。
上司や同僚の正確に応じて「CCに入れるのか？」を考慮する必要も出てきます。メールでの社内連絡はこうした慣習的な「無駄」が多いことが指摘されます。

しかし、だからといって「チャットツール」を導入しただけで満足すると危険な落とし穴に陥ることがあります。
チャットツールを合理的に使いこなすためには「利用方法に一定のルールを設けること」が必要です。

そもそも、社内の業務連絡には「上司への報告」「他部署への依頼」「プロジェクトチーム、タスクフォース毎の情報共有や進捗管理」
「ミーティングのアジェンダや議事録」など様々な種類があります。
気軽にやり取りができるチャットツールを無造作に利用し続けると情報に埋もれてしまい「いつ・どこで・どんな連絡をしたのか？」が
分からなくなってしまうこともあります。

チャットでたくさんのチャンネルを活用している社員からは「正直、メールよりも煩わしさを感じ始めている！」という声が聞こえてくることも。
そのようなことにならないためにも、報告・進捗管理・議事録など業務連絡の種類に応じて
「利用チャンネル」「送信形式」「レスポンス形式」のルールを社内で決定・共有することが大切です。
画一的なルールに則ったチャットは、過去のチャット検索のスピードアップにもつながります。

ここで、弊社の社内チャットツール『Office Messenger』を導入しているA社の「業務連絡ルール」の１つを紹介しましょう。

社内ミーティングに関するルール

１、社内ミーティングを開催する際は、原則としてミーティングの3時間前までにアジェンダを参加者全員へ送信する。
２、社内ミーティングを実施した際は、原則としてミーティングの翌日までに議事録を参加者全員へ送信する。
３、アジェンダ及び議事録の雛型は以下のとおり統一する。

アジェンダ雛型（実例）

【議　題】
第一四半期 関東エリア販売実績報告
【日　時】
2021年7月21日（水）10:00～11:00
【場　所】
本社2F 会議室Ｃ
【参加者】
佐藤営業部長、田中販売１課長、山田販売２課長、高橋販売３課長
【アジェンダ】
・第一四半期販売実績報告（5分/各販売課長）
・第二四半期へ向けた商品別施策発表（5分/各販売課長）
・総括及び次回課題（佐藤営業部長）

議事録雛型

【決定事項】
・会議で決定した事項を記載
【次回課題】
・「誰が」「何を」「いつまでに」
・次回定例ミーティング：8月20日（金）10:00～11:00
A社では、ミーティングの3時間前までに「議題」「日時」「場所」「参加者」「アジェンダ」という5項目を、必ず同じ順番で列挙するというシンプルなルールを設けました。
たったこれだけのルール化で
「会議の主催者が異なっても表示形式が統一されるため、検索スピードが上がった」
「アジェンダがマスト化され事前準備がしやすくなった」
「ミーティングの質そのものが高まった」と社内の評価は上々のようです。

A社では、アジェンダを受け取った側も「ありがとうございます」「かしこまりました」などのレスポンスを禁止していて、
具体的なレスポンスが不必要な場合は「スタンプ」での返信をルール化しています。
このように社内業務連絡に「フォーマット」と「ルール」を導入するだけで、
必要のない手間と思考を省くことが可能となり業務の効率化につながっているのです。

議事録についても「決定事項」と具体的なTO　DO（「誰が」「何を」「いつまでに」するのか）という2点のみを記載するルールを設けたところ、 ミーティングの質が飛躍的に高まるとともに、無駄な会議が激減したそうです。

ビジネスチャットツールの価格はここまで違う

業務効率化のためにビジネスチャットツールを導入する企業は年々増え続けていますが、
ベンダーによってコスト感が大きく異なるので注意が必要です。
例えば、ユーザーが50名の場合、主要ビジネスチャットツールの月額は以下のとおりです。

主要ビジネスチャットツール価格（月額/50名利用時）

A社：42,500円
B社：40,000円
C社：15,000円
弊社： 5,000円（Office Messenger）

弊社が提供する『Office Messenger』の月々のコストは5,000円（50ユーザー）、最高値のA社の約1/8です。
なんと年間で45万円の固定費を削減することができます。3か月間の無料トライアルで、是非ともそのコストパフォーマンスを実感してください。
3か月の無料トライアル　→　社内評価　→　導入意思決定　→　お申込

社内ビジネスチャットツールの導入を検討中の方も、 チャットツールの見直しを検討している方もどうぞお気軽にお問い合わせください。まずは、Office Messenger を体感していただければ幸いです。

officemessengerの機能紹介はこちらから