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かつてビジネスシーンでのやり取りはメールや電話が主流でしたが、ここ数年、様々なコミュニケーションツールが登場しています。
コミュニケーションの無駄を省き、業務効率を改善したいと考える企業にとって、こういったコミュニケーションツールの導入は
必須となっています。

一方で、社内コミュニケーションにおいて、 「この内容はチャットで送っていいものか。メールで送った方がいいのではないか」 と迷うケースもあるのではないでしょうか。

特に、部下から上司に連絡や報告をする際に、メールやチャットの使い分けに悩むという声も私たちがユーザーインタビューを行う中で見えてきました。

そこで今回は、社内コミュニケーションにおける「メール」と「チャット」の使い分けについて考えてみたいと思います。

ビジネスチャットとは何か？

そもそもから考えてみるとチャットとは英語の「雑談」や「おしゃべり」を意味します。
コミュニケーションツールとしての「チャット」は、ネットワーク上でリアルタイムに複数の人が文字や画像のやりとりをすることです。
その仕組みは、ネット掲示板に類似しますが、メッセージが入力されると同時にメンバーと共有することができるため、チャットの利用者は年々増加しています。

そして、ビジネスでの利用を想定して開発されたチャットツールを「ビジネスチャット」と呼びます。
部署・プロジェクトチーム毎にグループ作成が可能で、ビジネス文書や画像・動画などを即時に共有することができます。

また、管理者によるアカウントや権限の管理で、通常のチャットと比較すると、セキュリティ面での対策が施されています。
チャットをはじめとしたビジネス用ICT（Information and Communication Technology：情報通信技術）は次々と開発されていますが、
残念ながら諸外国に比べて日本では導入が遅れていました。

しかし、2020年のコロナウイルスの影響から、リモートワーク（在宅勤務）を導入する企業が増加すると同時に、社内の情報共有のあり方が大きく見直されています。 ビジネスチャットの導入は業務効率化を推進し、政府が提唱する「働き方改革」の実現にもつながることでしょう。

ビジネスチャットを導入するメリットとは

ビジネスのコミュニケーションにおいては、電話、メール、社内SNS、ビジネスチャットなど様々な情報伝達ツールがあります。
大切なのは、伝えるべき情報の「優先度」や「緊急性」に応じたツールを選択することです。

ここでは、ビジネスチャットを導入するメリットについて説明します。
複数のメンバーと同時に情報共有が可能なビジネスチャットでは、メールと異なり「宛先」を入力する必要がなく、
設定されたグループチャットへ向けてダイレクトにメッセージを発信できます。
部署やプロジェクトチーム毎にメッセージやファイルをリアルタイムに「同時共有」でき、メンバーの受信状況も即時に確認できるのです。

簡潔なメッセージでスピーディーな情報発信が可能

メールでは「山田様　お疲れ様です。営業部の樋口です。」といった具合の定型文から入りがちですがチャットでは定型句や形式的な
マナーは求められません。
ビジネスチャットを体感したことがない方は、LINEメッセージのやりとりをイメージしていただければと思います。
送受信の手間がなく、気軽に利用できることが最大のメリットです。

上司部下や他部門とのコミュニケーションが活性化する

ビジネスチャットの魅力は「気軽に使える」ことです。

対面や電話で報告する必要性に乏しいような報告や「ちょっとした業務上の質問」もしやすくなります。

近しい関係であれば、LINEやFacebookも活用できますが「ビジネスチャット＝仕事に関するメッセージ」と受信側も識別することができるのです。

社外と社内を区分することで情報漏洩リスクが低減する

顧客や取引先とのやり取りは「メール」で、社内の情報共有は「チャット」で、というように情報のルートを二分することで会社の機密情報が外部へ流出するリスクは大きく低減します。

たとえば、経理部の田中さん宛にメールをしようとして、宛先に「田中」と入力すると取引先である別の「田中さん」が登場するようなこともあります。
ツールを使い分ければ、このような初歩的な誤送信を防ぐことも可能です。

ビジネスチャットとメールを
効果的に使い分ける方法

前述したように、ビジネスチャットはメールと比較するとメリットが多いといえます。
しかし、チャットとメールは全く性質の異なるツールです。
それぞれの利点を活かせるように、使い分けのルールを社内で確立することが大切です。
メールを選択するメリットとしては、以下のようなケースが挙げられます。

送信先相手の時間を拘束したくない場合

チャットの魅力は、リアルタイムでメッセージをやり取りできる点です。

しかし、気軽にやり取りできるから、細かなやり取りが増えてしまうという側面もあります。

タイミングによっては、集中している業務を阻害してしまう可能性も出てきます。

ですので、緊急度の低いメッセージを送信する場合や、相手の時間を拘束したくないような時は「メール」を選択するのも良いでしょう。

いずれにしても、相手方との「距離感」によってツールを使い分けるべきです。

送受信の履歴・エビデンスを残したい場合

メールでは「件名」「送受信者」「アドレス」「日付」「キーワード」などから過去のメールを瞬時に検索可能です。

社外関係者を含めたスケジュール調整や重要な決定事項をエビデンスとして残したいのであれば「メール」が適しているといえます。

チャットツールでは送信したメッセージの削除が可能となるため、後日「言った」「言っていない」とならないようにしたいセンシティブな内容は、メールの不可逆性を活用するのも一案です。

メールとチャットを使い分けられるツール
『Office Messenger』

ここまででチャットとメールの使い分けについてお話ししてきました。

ビジネスチャットの導入は、社内コミュニケーションの活性化と情報共有の円滑化につながる一方で、メールが必要なシーンも多くあり
異なったツールをいったり来たりするのは少々面倒です。

株式会社JIRAN JAPANが提供するビジネスチャットツール「Office Messenger」 には「チャット機能」「メール機能」それぞれが搭載されているため、同一ツール内でチャットとメールを使い分けることができます。

Office Messengerは、日本では2021年3月にリリースされたばかりの新しいビジネスチャットツールです。

私たちは、後発優位性を最大限に活かし、UI（User Interface）デザインを意識した画面設計で徹底的に「使いやすさ」にこだわりました。 Office Messenger の「宛先」は、組織図で階層表示され直感的な操作が可能で、メッセージやファイルをリアルタイムに共有することができます。

『Office Messenger』は
初期費用ゼロ、月額たった5,000円

Office Messengerは価格の安さも魅力です。

初期費用ゼロ、月々5,000円（50ユーザー）という低コストで実装することが可能です。

すでにチャットツールを導入している法人様も、Office Messenger への切替を検討してみてはいかがでしょうか？

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