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【ビジネスチャットVSメール】社内メッセンジャーは必要？社内コミュニケーション方法を比較してみた
作成日時 21/12/22

近年はリモートワークを行う企業も増えてきており、社内コミニーケーションのあり方が見直されてきています。

そんな中、社内コミュニケーションに関して以下のような悩みを抱える方も多いのではないでしょうか？

・「今現在メールで社内連絡をしているが、メールだけでは足りない？」

・「社内コミュニケーションはメッセンジャーに変えるべき？」

そこで本記事では、社内で「メール」と「社内メッセンジャー」のどちらを使うべきか、それぞれのメリット・デメリットから解説していきます。

社内のコミュニケーションを改善したい方は是非参考にしてみてください。

■メールのメリット

まず、社内コミュニケーションでメールを用いる際のメリットは、以下の通りです。

・最も馴染みのある連絡ツールであり、誰でも使いやすい
・やり取りが文面に残るので、「言った言わない」を避けられる

メールは昔から利用されており、現在も様々な企業で活用されている有名なツールのひとつです。
誰にとっても馴染み深いツールのため、「使いやすい」のが最大の特徴でしょう。

■メールのデメリット

一方で、社内コミュニケーションでメールを用いる際のデメリットは、以下の通りです。

・相手がメールを見たか確認ができず、返信が遅れることも

・送信内容を取り消せず、メッセージを編集できない

・複数人でのやり取りに向いていない

・形式ばった文章になりやすく、文章作成に時間がかかる

メールで社内連絡をする場合、やはりレスポンスが悪くなるケースがほとんど。

加えて複数人のやり取りに適していなかったり、誤送信を編集できなかったりと、大勢で話す際や、テンポよく会話したい時などはどうしても不便さが目立ちます。

メールだとかしこまった表現にもなりやすいため、文章作成に時間がかかるのもネックです。

■社内メッセンジャーのメリット

続いて、社内コミュニケーションでメッセンジャーを用いる際のメリットはこちら。

・相手がメッセージを見たか確認ができる

・送信内容を取り消したり、編集することができる

・グループを作成することで、複数人でのやり取りも簡単にできる

・チャット形式なので、手軽に素早く情報共有ができる

メッセンジャーの最大のメリットは、何といってもその手軽さです。

メールのように形式ばった文章を作成する必要はなく、気楽にコミュニケーションを取れるのが最大の特徴でしょう。

メッセージの編集ができたり、グループでやり取りできたりと、小回りが効くのも高評価です。

■社内メッセンジャーのデメリット

最後に、社内コミュニケーションでメッセンジャーを使用する際のデメリットが以下。

・メッセージを後から編集、削除「できてしまう」
・人によっては使いこなすまで時間を要する

・チャット形式であるため、自分の考えをまとめて伝えたい際に不便なことも

社内メッセンジャーはチャット形式で気軽に使用できる反面、長文で考えをまとめて伝えたい時や、じっくり考えてから発言したい時には不向きな場合もあります。

素早く情報共有ができるのは強みですが、既読機能があると「早く返さないといけない」というプレッシャーを感じてしまうこともあるでしょう。

このほか、上の世代の方だと、チャット形式に馴染みがなく、慣れるまで時間を要するケースも考えられます。

ビジネスチャットとメールを使い分けよう

ここまでメッセンジャーとメールのメリット・デメリットについて紹介してきました。

しかし、ここまでみてきたように、メッセンジャーとメールは一長一短。

よって、社内連絡はメッセンジャーとメールを使い分けるのがおすすめです。

例えば、

・確実に証拠を文面で残しておきたい用件や、緊急性のない用件はメールで
・上司へのちょっとした報告や急ぎの用件はメッセンジャーで

というように、社内でルールを決めて使い分けることで、メールとビジネスチャット双方のメリットを享受することが可能となります。

「メールだけで足りる」とお考えの方もいるかもしれませんが、それぞれメリット

・デメリットが異なりますので、ビジネスチャットの方が効率よく連絡が取れる場面というのも必ず存在します。

社内コミュニケーションを改善したい場合は、ぜひ双方の手段の使い分けを検討してみてください。

ビジネスチャットは「OfficeMessenger」がおすすめ
なお、社内のビジネスチャットは、ぜひ「OfficeMessenger」をご利用ください。

「OfficeMessenger」には以下の特徴があります。

・安心のセキュリティ

・メッセージ（メール）とチャット機能両方を兼ね備えている
・直感的なUIで上の世代でも簡単に利用可能

セキュリティが万全で使いやすいのはもちろんのこと、メールのような「メッセージ」機能と「チャット」機能の両方があるので、これ1つで社内コミュニケーションは事足ります。

そのほかビデオ通話機能やスタンプ機能など、コミュニケーションを促進する機能が盛りだくさん。

今なら3ヶ月の無料体験も実施していますので、詳しくは詳細ページをご覧ください。

まとめ

今回は社内コミュニケーションはメールとビジネスチャットどちらがいいか、比較して紹介しました。

最終的にはどちらが不要という話ではなく、双方をうまく使い分けるのがおすすめ、というのが結論です。

チャットとメール両方を備えた「OfficeMessenger」なら、社内コミュニケーションを活性化させてくれること間違いなし。

3ヶ月の無料お試し期間もあるため、

・ビジネスチャットを導入したが失敗した経験がある
・慎重に社内メッセンジャーを選びたい

といった方ほど、ぜひ詳細をチェックしてみてくださいね。

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