ビジネスチャット。
数年前ではあまり馴染みがなかった社内コミュケーションツールはコロナ禍をきっかけに広まったリモートワークに後押しされるように急速な成長を遂げています。

ビジネスチャットの定着状況についてのヒアリングを様々な業界に行ったところ、
ビジネスチャットがすんなりと社内に浸透し、
「社内でコミュニケーションを取るのと遜色ないコミュニケーションを取れている」（HP制作会社・社員20名）

と回答する会社がある一方で、
「抵抗感を示す社員がいて、ビジネスチャットを導入したものの一部の人間しか使わなかった」（製造業・社員50名）
とツールが定着しない会社もあるようです。

なぜビジネスチャットが定着しないのか、またどのようにすれば定着させられるのかを考えてみましょう。

ビジネスチャットが定着しない理由

先ほど例に出した製造業の会社のケースでもあったように”抵抗感を示す社員がいた”ためビジネスチャットが浸透しなかったという事例は珍しくありません。
これはビジネスチャットに限った話ではなく、例えば業務管理ソフトを建設会社が導入したけど現場の職人に浸透せず、結局LINEグループでのやりとりに戻ってしまったという話はよく聞きます。
つまり、新しいツールを導入する際に”アレルギーを示す社員”は一定数いることを加味して導入する必要があるのです。

ビジネスチャットが苦手な社員がいるなら、苦手な理由をヒアリングした上で
・ツール選定
・ツール利用のルールを作成
・導入時の教育
に気を配ることで業界やITリテラシーを問わずビジネスチャットを導入し定着させることは可能です。

ビジネスチャットが苦手な社員の声に耳を傾ける

まずは、ビジネスチャットが苦手な社員の声に耳を傾けてみましょう。

１、機能が多くて使い方が分からない。

数多くのビジネスチャットがあり、機能や特徴も様々です。
機能が豊富で、他の業務管理ツールと組み合わせてカスタマイズできるツールがあれば、機能がシンプルで初見でも使いやすいツールもあります。
社内で連絡をとることが目的の社員からすると豊富な機能は必要なく、
むしろ「色んなボタンがあって分かりづらい。メールの方がシンプルで良かった」となってしまうのかもしれません。

２、すぐに返信をしなければいけないと感じてしまって苦手

多くのビジネスチャットツールは新規メッセージの通知機能があり、パソコン作業をしていると目についてしまいます。
メールであれば業務に区切りがついてから確認、と切り分けられていたものがポンポン通知が来るのが気になって目の前のタスクに集中できないと感じる方がいるようです。

３、文章での返信に時間が掛かる

言葉であれば何気なく伝えられたコミュニケーションも文章にするとどうしても冷たく感じられるため文章作成に時間がかかってしまい、メッセージを送るタスクそのものがすごく億劫になってしまったという方もいるようです。
これはリモートワークの弊害ともいえるかもしれませんが、ビジネスチャットの導入により社内コミュニケーションの主体が会話よりチャットになっている企業ではこのように感じる社員も一定数いるようです。

上記を見てみると、単にビジネスチャットツールが使いこなせないというだけではなく、メッセージ主体のコミュニケーションに慣れていないことがツールへの抵抗感に繋がっているケースもあることが分かります。
そして、私たちがヒアリングした傾向としては、年齢層が上がるとビジネスチャットツールへの苦手意識も増しているようでした。

ビジネスチャットが定着しない場合の解決策

ビジネスチャットツールを導入することのメリットとしては
・メールのやり取りの無駄が省ける
・コミュニケーションが活発になる
が考えられます。

ビジネスチャットが苦手な社員も、その苦手な理由を仕組みで解消する（あるいは苦手意識を取り除いてあげる）ことで、とても便利なものだと感じさせることは十分可能です。
ビジネスチャットツールを定着させるために考えるべきことは３つあります。

１、ツール選定

先ほどお伝えしたようにビジネスチャットツールは多数あり、機能も様々です。
例えば、googleのサービスやその他外部アプリとの連携が可能な「Slack」
IT企業に多く導入されている印象ですが、社内メッセージのやりとりができれば十分という企業だと、機能過多で難しく感じる社員がいるかもしれません。

ビジネスチャットツールを導入して実現したいことは何なのかを明確にすることでツールに必要な機能が決まってきます。
そして、定着を目指すのであれば出来るだけ必要最小限でシンプルな設計なツールを選択することをオススメします。

２、ツール利用のルールを作成

こちらは「すぐに返信しないといけないと感じてしまう」「多くのやりとりが発生してストレス」という理由でビジネスチャットに苦手意識を持っている社員に効果的なので、導入時に利用ルール（推奨の利用方法くらいでも良いかもしれません。）を定めておきましょう。
利用ルール例）
・「承知しました」という返信は手間がかかるのでNG。エモーティコン（絵文字）で反応すること。
→上司への絵文字への返信に抵抗がある場合もあるので「ルール」として定めた方が送りやすいです。「承知しました」「かしこまりました」など定型的なメッセージを打つ手間を無くすことで社員の負担を軽減てきます。
・13〜15時は業務を優先して良い。
→連絡が来るとすぐ返信する癖があり業務に集中できないという社員がいるのであれば、急を要する連絡以外が業務に集中して良い時間を設定するのも一つです。
このルールがあることで「13時までに連絡しておこう」「急ぎではないから15時以降に連絡しよう」といった社内での慣習が生まれ、業務に集中できる時間を確保しやすくなります。

上記はあくまで一例ですが、ビジネスチャットツールを定着させるためには「これを使ってください」ではなく、社員が負担なく導入するための仕組みを考えることも時には必要です。

３、導入時の教育

最後は導入時の教育です。
特にITツールの利用に慣れていない社員がいる場合は、シンプルな設計のツールを選ぶこともさることながら、苦手意識を持たないようにツールの使い方をレクチャーする必要があります。
その際に、複数の機能があるとして全てを一度に教えるのではなく、コミュニケーションをとる上での最低限の機能から教えることをオススメします。

OfficeMessengerはビジネスチャットツールが定着しない企業にもオススメのツールです。

私たちが運営するOfficeMessengerは、これまでビジネスチャットツールの導入を断念してきた企業様にもスムーズに導入し定着させることに成功しています。

１、サポートがついている

一般的にビジネスチャットツールはオンラインで契約をしてそのまま導入という流れになりますが、OfficeMessengerは導入前や無料でのトライアル期間にサポートをさせて頂きます。
質問やご相談にお答えいたしますので、有料切り替え前の３ヶ月で定着させ、スムーズな導入を目指しましょう。

２、メールとチャット機能が分かれている

企業様によっては、社内コミュニケーションを全てチャットにするのではなく、TPOに合わせてメールと使い分けたいというご要望をいただきます。
OfficeMessengerではメールとチャット機能を搭載しているため、チームでのやり取りはチャット、会社への報告はメールなど使い分けることができます。
そしてチャットはLINEのような直感的に送れる設計となっており、ITツールに苦手意識を持っているような社員でも問題なく使用する事ができます。

３、組織図が一覧化される

社員数が多い会社で起こりがちなビジネスチャットの問題があります。

・誰に連絡していいか分からない
例）全国に支社があり、人事・総務と面識がないためチャットツールの社員一覧から誰に質問していいか分からない
・メッセージを送りたい人が社員一覧からすぐに見つからないケース
例）社員50名がずらっと社員一覧に並んでいて送りたい相手を探すのが一苦労

OfficeMessengerは下記のように会社の組織図を一覧化することができます。

部署をクリックするとメンバー一覧が現れるため、迷うことなくメッセージを送りたい相手にたどり着けます。また部署をクリックするとメンバーに一斉メッセージを送れるため、わざわざ部署ごとのグループを作る必要がありません。

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担当者がお話を伺い、OfficeMessengerが皆様のご要望にお応えできるか考え、導入を丁寧にサポートさせていただきます。