1. 製造業のコミュニケーションの課題

製造業のコミュニケーションは関係部署が、工場ライン、企画、営業、設計など、多くの組織とのやり取りが必要です。従って、コミュニケーションの量も増え、課題が多いのが実情です。

最初に、現場で起きているコミュニケーションの課題について解説していきます。

1-1. 情報共有に無駄が多い

1つ目の課題は、情報共有をするために無駄が多いことです。

例えば、電話でコミュニケーションを取っている場合、お互いの都合の良い時間を合わせないといけません。電話をかけたものの、不在で折り返しをお願いする。折り返しが来ても、先にかけた方が今度は不在になってしまっている、ということも発生します。

メールでのやり取りであれば、作成に時間がかかりますし、細かいニュアンスを伝えるために、何往復もやり取りが発生しているということも、良くある光景ではないでしょうか。

資料を作成し、メールに添付したものの、誰に情報が伝わっているかわからず、話がかみ合わないということも起こります。

電話やメールでは情報共有をするだけでも、多くの無駄があります。

1-2. コミュニケーションが希薄になる

2つ目の課題は、コミュニケーションが希薄になることです。

日々の業務が忙しく、コミュニケーションが減ることに加えて、勤務場所が異なっていれば、更にコミュニケーションが取りにくくなります。コミュニケーションが希薄になったことで、情報が伝わらなくなり、思わぬトラブルに見舞われてしまうこともあるでしょう。

希薄化してしまう原因は次のような事が考えられます。

・コミュニケーションをとる量が減る

・情報を知っている人や、知らないが人がでてきてしまう

・一方的な指示が多くなってしまう

コミュニケーションアプリを使用すると、これらの課題を改善することができます。

2. コミュニケーションアプリでできること

コミュニケーションアプリでできることを解説します。

ビジネスで人気のある、Slack、Teams、Chatworkなど、一般的なコミュニケーションアプリでできることを紹介します

2-1. コミュニケーションアプリとは

コミュニケーションアプリは、パソコンやスマートフォンを利用して、手軽にコミュニケーションをとるアプリのことです。

ビジネスシーンで使用されるアプリは、主に以下の3つに分類できます。

・ビジネスチャット

リアルタイムでメッセージのやり取りを行います。

メールよりも気軽にコミュニケーションが取れるようになります。

・グループウェア

複数人での作業をサポートするツールです。

タスク管理や、進捗管理などが効率よくできるようになります。

・社内SNS

FacebookやTwitterなどのような機能を、社内メンバーにアクセス権を限定し、クローズドなコミュニケーションが取れます。

通常業務以外の内容や、他部署とのコミュニケーションが活性化されます。

１つのアプリで、複数の用途を持っているものもあれば、それぞれ別のアプリとして提供される場合もあります。これらの中で特に利用され、コミュニケーション改善に期待できる機能について、この後、詳しく解説していきます。

2-2. チャット・グループチャット

１つ目の機能は、チャット・グループチャットです。

メールでは、定型文や挨拶をいれるため、文章が固くなりがちです。チャット機能を利用すれば、定型文は不要ですし、挨拶も自然なものになります。相手からのメッセージに対して、スタンプでリアクションが取れるため、より感情を表現でき、気持ちを相手に伝えることができます。

グループチャットを使えば、宛先を誰にするかを迷うことがなくなります。グループに対して、メッセージを送信するため、宛先でなく、どのグループに対する会話なのかを注意すればよくなります。グループに所属する、全員が会話に反応できるのも、コミュニケーションが円滑になる効果があります。

2-3. タスク管理

２つ目の機能は、タスク管理です。

コミュニケーションアプリによっては、会話の中の内容から、少しの操作で、タスクに追加することもできます。タスクの進捗状況や、タスクに関する会話を1つのツールで一元管理できるのは、仕事を効率よくする役割もあります。

タスクを追加するだけでなく、タスク一覧を表示や、期日設定、期日間際になるとリマインドが自動的に送られるような設定ができるツールもあります。上手く活用すると、手間を大きく削減できるでしょう。

2-4. 通話・オンライン会議

3つ目の機能は、通話・オンライン会議です。

リアルタイムのテキストコミュニケーションだけでなく、通話やオンライン会議ができるのも、便利な機能です。

電話では、相手の顔は見えませんが、オンライン会議であれば、ビデオ通話で会話を見ながら会話できます。顔が見えると、相手の理解度が確認できるだけでなく、自分が伝えたいメッセージをより伝えることができます。

また、画面を共有しながら、会議をすることも可能です。作成した資料を画面で共有しながら、議論をすれば、会議の効率化が図れます。

3. コミュニケーションアプリを製造業で使用するメリット

コミュニケーションアプリを製造業で使用するメリットをお伝えします。具体的には次の3つです。

・情報共有の改善

・ペーパーレス化

・ノウハウの蓄積

この後、それぞれのメリットを詳しく解説していきます。

製造業の課題に対して、コミュニケーションアプリを導入することで、改善していくイメージが湧いてくると思いますよ。

3-1. コミュニケーション、情報共有が改善される

1つ目のメリットは、コミュニケーションや情報共有が改善されることです。

メールでやり取りをすると、定型文や丁寧な文章になるため、どうしても硬さがでてしまいます。

製造業の仕事はキッチリやることは大事ですが、一方でコミュニケーションを円滑にするためにカジュアルな会話が望まれることも多いです。ビジネスチャットツールを利用することで、会話の中で「スタンプ」や「いいね」などを、ビジュアル的に感情を伝えることができます。

グループチャット機能を利用すれば、同じ仕事をしているメンバーで会話を共有できるため、特定の人にしか情報が伝わっておらず、コミュニケーション齟齬が発生してしまったということも防げます。

3-2. ペーパーレス化が促進される

2つ目のメリットは、ペーパーレス化が促進されることです。

製造業であると、設計書や、見積書、マニュアルなど資料が多くなります。紙面でやり取りをしていると、印刷の費用もかかりますし、情報を確認や修正してもらうにも、紙面の受け渡しが発生します。設計書や顧客情報は機密事項が記載されており、紙面で残す情報が少ないに越したことはありません。

コミュニケーションアプリ内で、ファイル共有も行えます。アプリを利用して、資料のやり取りを行えば、ペーパーレス化が促進され、印刷費用、受け渡しのタイムロス、機密情報の流出、全てを改善できるでしょう。

3-3. ノウハウが蓄積される

3つ目のメリットは、コミュニケーションアプリ内での会話や情報共有など、ノウハウが蓄積されることです。

製造業は製品を出荷するために、通常の業務が手一杯。後任の人のために情報やドキュメントを残し切れていなかったり、ドキュメントはあるが不足していたりすることが発生しがちです。

これだと、詳細や背景がわからず、理解しきれないということになりかねません。コミュニケーションアプリを使用していれば、議論の過程も残っているため、会話していた履歴をたどるだけで、当時の内容を振り返ることができます。

製造業で良く発生してしまう、「ノウハウや情報を特定の人が持っている」という状態を防げるのは大きなメリットです。仮に、突然の休暇や、産休・育休など人が抜ける場合でも、引継ぎが効率化でき、スムーズに仕事を継続することができるでしょう。

今回の記事では、製造業でコミュニケーションアプリを利用することのメリットを解説しました。

製造業が持っている課題に対して、コミュニケーションアプリを導入することで、業務改善が大きく進みます。紙面やメールを利用している時と比較し、コミュニケーションや情報共有が活性化され、印刷や引継ぎの手間など削減することができるでしょう。

業務効率化を検討されている方は、コミュニケーションアプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。