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【失敗要因から考えた】ビジネスチャットツールの導入を成功させる方法
作成日時 21/10/05

 ビジネスチャットツールはコロナ禍になる前から、多くの企業に導入されてきました。

コミュニケーションツールとしての利便性の高さ、レスポンスの速さ、安全な情報共有など利用価値の高いツールです。

しかし導入が失敗におわっている企業も存在しています。

それは一体なにが原因だったのでしょうか?

今回はビジネスチャットツールの導入が失敗に終わってしまう要因と、導入を成功させるためのポイントについて解説いたします。







ビジネスチャット 導入の失敗要因と注意する点

ビジネスチャットツール導入における4つの失敗の要因についてみていきます。

導入失敗の一番の要因は、「導入目的が明確になっていない」点が多いようです。導入目的が明確でなかったためツールの利用に、統一性が持てなくなってしまうのです。




ツールの乱立が起きてしまい導入失敗

ビジネスチャットツールの導入はしておらず、社内ではメールやFAXを利用している会社も多くあります。

メールを中心に利用している会社が、ビジネスチャットを導入すると、メールを使用するべきなのか、ビジネスチャットを利用するべきなのか戸惑ってしまうという声があがってきます。

両方利用したり、メールを利用したり、ビジネスチャットを利用したりしてしまうと、複数のツールに情報が埋もれてしまいます。

また、あとで情報検索しようとしても、どこに情報が保存されているのかわからなくなってしまい、検索に時間がかかってしまうという話をききます。

導入当初だと、ビジネスチャットツールを使用したほうが適切なのかメールが適切なのか判断に迷ってしまうのです。同僚同士ならビジネスチャットツールを利用、上司にはメールを利用など利用者個人で使い方を決めていきがちです。

その結果、どのツールにどの情報が残っているのか探すのにとても時間がかかってしまうのです。


業務と関係のない話題、おしゃべりに利用し導入失敗

またビジネスチャットはLINEと似ていることもあり、社員同士の息抜きやおしゃべりツールとして使われてしまうことが多くなります。

特に若い世代では、少しの息抜きがビジネスチャットツールで長い時間おしゃべりをしてしまうなんていうこともあります。


ITリテラシーの差で浸透しない

さらに利用者のITリテラシーの差でビジネスチャットツールを使わない社員も一定数存在します。

そもそも使おうとする人、使わないと決め込んでいる人がおり、使わないと決めこんでいる人にもビジネスチャットツールを利用してもらえるよう、全体教育または一部の社員に対して、試験導入する手もあります。


ツールが多機能で使いこなせず導入失敗

ビジネスチャットツールは多機能な製品も多数存在しており、複雑な機能を有しているツールもあります。

高機能であることは、じつは使われにくい要因にもなります。

使い方を覚えるのも大変ですし、それこそ使う人、使わない人の二極化が顕著になってしまいます。




導入失敗の一番の要因は、導入目的が明確でなかったこと

 

・ツールの乱立が起きてしまう

・おしゃべりに利用

ITリテラシーの差

・多機能なツール

このようになってしまった原因は何でしょうか?

大きな原因は、利用する社員に対して会社側から「導入目的」が明確に伝えられていなかったという点です。

個人で利用するものではないため、会社側がはっきり導入目的を伝えておかないと、現場は混乱しがちです。

現場の社員の意見を聞かず導入してしまったために、導入が失敗におわるといケースもよくあります。

導入の際は

・一部の社員に試験導入する

・利用目的を明確にする

・ビジネスチャットツールの使用ルールを決める

など計画的に導入していくことが、ビジネスチャットツールの導入を失敗させないポイントになります。






ビジネスチャット 導入の失敗事例

ビジネスチャットツールはメールより気楽に利用できるため、注意して利用しないとトラブルに発展してしまうリスクも高めると言えます。

個人で利用するSNSも何気ないコメントが、大炎上してしまうなんてことも多々あります。

それは企業でも同様です。


一部の社員で利用されなかったA

早々にビジネスチャットツールを導入したA社。

しかし利用している社員は一部の社員のみ。

その内、利用している社員だけのコミュニティとなってしまい、新しく利用しはじめた社員は発言できる空気もなくほとんど利用されないという状態になりました。

結局ビジネスチャットツールは、浸透しないまま使われなくなってしまった。

このケース、会社側が社員に対し利用目的を明確に伝えていなかったため、ただのコミュニケーションツールとしての役割で終わってしまった例になります。


上司の叱責が拡散され使用されなくなったB

B社では、社内SNS上でとある社員が上司に叱責されました。SNS上で叱責は、他の社員も見ることができるため公開炎上となってしまいました。

それを機に、社員の中に「自分も叱責されるのでは」という空気が蔓延しビジネスチャットツールの導入は失敗に終わりました。

この場合、個人に対しての攻撃、パワハラ、セクハラの発言はしないようルールを作成しておく必要がありました。ITリテラシーの差においても問題があったと考えられます。







導入を成功させるためには

それでは、ビジネスチャットツールの導入を成功させるにはどうしたらいいのでしょう。

導入成功に導くためには、次の3点がポイントになります。

・ビジネスチャットツール導入目的を明確にする

・ビジネスチャットツール使用ルールを決める

・自社に合ったビジネスチャットツールを選定する

 

 

ビジネスチャットツールの導入目的を明確にして説明する

会社側でビジネスチャットツールの導入目的を明確にしておく必要があります。

ビジネスチャットツールの導入におけるメリットは次の3つです。

・コミュニケーションツールとしての利用

・情報共有

・業務推進の迅速化

このように、導入した目的を社員に説明する必要があります。

説明を受けた社員は、ビジネスチャットツールをどのように利用していくべきなのかを理解し、業務に浸透していきます。



ビジネスチャットツールの使用ルールを決める

さらにビジネスチャットツールを利用していく上でのルール作りも大切です。

上記であげた事例のような導入失敗にならないように計画的にルール作りを行う必要があります。

 

・業務時間以外の利用制限

・長時間にわたるプライベートな会話はNG

・既読ルール

このようにルールを定めることで、利用する側も意識してビジネスチャットツールを使用するようになり効果が期待できます。



自社にあったビジネスチャットツールを選定する

現在ビジネスチャットツールは多様化してきており、商品数も多くのツールが販売されています。

導入しても、使用しない機能があったり複雑な機能があったりします。

自社の社員がどの程度ツールを利用し、社内に浸透できるのかを事前に検討していく必要があります。







officeMessengerなら不安要素から解放されます

このような課題をクリアさせ、ビジネスチャットツールの導入を成功させるのに適したツールがOfficeMessengerになります。

特徴は次の通りです。

・3カ月の無料体験  

導入に向けての試験利用が出来るため、導入の失敗がなくなります。 

・ランニングコストの削減

他社製品と比較し、ランニングコストが半額から5分の1程度に抑えられています。

・メールやチャット機能の一本化

一元管理されたツールのため、利用者の負担減。ツールの使い分け負担を低減につながります。

・管理者によるアカウント管理

管理者よるアカウント管理ができるため、情報漏洩のリスクが低減します。

さらに、ビデオ会議、ファイル共有、暗号化などの機能も装備しています。

まずは3カ月のトライアルによるご利用で、新しいビジネスチャットツールの体験をおススメしています。




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