スピーディーで手軽にコミュニケーションが取れることから、オンライン会議システムと合わせて業務の効率化を図るために導入している企業は数多くあります。

一方その便利さの裏にはデメリットもいくつかあり、それが理由で導入を見送っている企業や、導入後に課題を抱えている企業が存在することも事実です。

そこで今回はビジネスチャットを導入する上で考慮すべき5つのデメリットと、それに対する賢い運用の仕方について解説していきます。

ビジネスチャットに隠れる5つのデメリット

1.既存のシステムとの重複

ビジネスチャットを導入する以前に、情報共有システムやコミュニケーションツールがある程度整備されている環境の場合、併用が業務効率を損ねてしまう可能性があります。

新しいシステムへの移行に際しても、進行形のプロジェクトをどう扱うか、システム間の互換性が無い場合過去のデータとの連携はどうするか、などの課題があります。

このような事例に対しての解決策としては、あらかじめ「◯月◯日以降に開始するプロジェクトから導入する」「過去のデータとの連携が必要なプロジェクトに関しては既存のシステムを継続して利用する」などの事項を決めておくことが重要になります。

「気づかないうちに複数システムで同一のプロジェクトが別々に進行していた」なんてことは一番避けたいので、そのためのルール作りは必須です。

2.導入コストの発生

新しいシステムを導入するにあたって、初期費用や定期契約料などの金銭的なコストは必ずついて回ります。

また、当然のことですが新たなビジネスチャットシステムの導入に対する適応度は組織内のメンバーそれぞれで異なるため、教育コストも発生します。

IT関連に親しみのある若者だけがビジネスチャットを活用し、その他は従来通りメールや電話で連絡を取るようでは情報の行き違いや格差が生じてしまい、効率化を求めたはずが辿り着くのは非効率化です。

そのため、メンバー全員が自分の力である程度使いこなせるように研修の機会や利用にあたってのマニュアルを用意するなど、対策が求められます。

3.重要な情報が流れてしまう

同時に扱っている業務が多い中間管理職などに見られるのが、受信するメッセージの量が多く、重要な情報・連絡を見逃してしまうことです。

紙媒体の書類とは違い、電子媒体の書類は実態が存在しなく、抱えている仕事の量が可視化しづらいのが要因として挙げられます。

この問題点を解決するのに便利なのは「ノート機能」と「タスク機能」。

「ノート機能」とは通常のトークルームの中に作れる擬似的なトークルームのことで、掲示板のような使い方ができます。

流れてほしくない重要度の高いメッセージは視認しやすいようにノートとして送信し、後で見返したときに識別しやすくさせることが可能です。

「タスク機能」とは参加するメンバーを限定したトークルームのことで、チャットアプリの「グループ機能」に相当します。

期限と参加者を決め、タスクごとに資料や進捗を確認することに長け、「現状どこまで進んでいるのか」「誰がどの業務を担当しているのか」がわかりやすくなります。

4.対面での会話の機会が損なわれる

仕事に関する連絡を全てビジネスチャットに置き換えてしまうと、組織内の人と対面で会話する機会が極端に減少してしまう可能性があります。

文字媒体のみでの会話では伝達できる情報の精度に限界があり、対面で伝達した場合と比べると正確性に欠ける部分がどうしてもあるのが難点です。

そこで解決策としては、ビデオ通話機能の活用があります。

業務の中に適度な頻度でビデオ通話機能を導入し、表情や音声を通して会話をした方が、相手の感情や意図が汲みやすく、正確な情報伝達が可能になります。

細かな言葉のニュアンスが伝達できるメリットの他にも、一続きの資料を断片的に使用したい場合や、迅速なレスポンスが欲しい場合、テレワーク特有のメンバー間の隔たりの解消などにも有効です。

5.不必要な会話が増える可能性がある

ビジネスチャットと言ってもそこで行われる会話は必ずしも必要最低限の範疇に収まりません。

事前に組織内で定めた利用方法が明瞭でないと、例えば業務に関係しないプライベートな内容やチャットで聞くまでもないような、調べればすぐにわかる内容のやりとりが増え、業務に対する意識や効率の低下を招きます。

このような事態に対する対策としては、「業務内容以外の連絡に使う専用のトークルーム」「業務時間外での利用に関する規定」などが必要になります。

あくまで、導入は業務におけるコミュニケーションの活性化を目的としていることを忘れないためにも「ビジネスチャット導入の目的の確認」も合わせて行うと良いでしょう。

ビジネスチャットの活用方法3選

1.時間や場所にとらわれない

ビジネスチャットは場所の確保や時間の設定が必要ないため、対面での会議と比べて始める際のハードルがかなり下がります。

インターネット上に仮想の会議室を設けるイメージで、離れた場所で作業をしていたとしても、複数人ですぐに集まって会話を始めることが可能です。

そのため、オフィスに会議室が少なく空きが出るのを待ったり、全員揃う時間帯をいちいち確認したりする作業を省くことができるので、時間の面で効率化につながります。

2.情報伝達が楽になる

ビジネスチャットでは資料の文書や画像、動画のデータをドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作で複数人に共有できます。

また、業務プロセスで頻発する「言った、言わない」の問題に関しても、ビジネスチャットだと会話のログが残るので、後から確認が効きます。

この点は、開始から時間が経過してからプロジェクトに参加したメンバーがその進捗を確認するのにも役立ちます。

3.外部ツールとの併用で効率化が図れる

ビジネス関連のシステムやサービスが高度化してきているのは何もチャット機能だけの話ではありません。

リアルタイムでの会話が可能なビジネスチャットは外部ツールとの連携により、手軽な操作で柔軟な働き方が実現できる可能性を秘めています。

例えば勤怠管理や電子印鑑、日報作成やインシデント対応はその一例です。

最近ではAIのチャット機能を利用した上記ツールを提供している企業も少しずつ増えてきています。

業務全体の効率化を目指すのであれば、こういった外部サービスとの連携を見据えて、ビジネスチャットの導入をその一歩目とするのも一つの手段です。

まとめ

スピーディーで手軽にコミュニケーションが取れることから、昨今のテレワークの拡大に伴い、会社内での連絡・情報共有手段として急速に普及したビジネスチャット。

より有効的にその機能を使うためには、特性を理解し、組織のメンバーで導入の目的を共有することが何より大切です。

今回の記事でご紹介した5つのデメリットを理解した上で、その対策方法が実現可能か、現状の業務プロセスにビジネスチャットのメリットは必要なのか十分精査し、導入を検討しましょう。