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テレワークの増加に伴い、ビジネスチャットツールを導入する企業も増加してきました。

もし導入を検討しているなら、導入の前にビジネスチャットツールにどのような期待をしているのか、改めて確認しておく必要があります。

ビジネスチャットツールの導入には、メリットが多くあります。

しかしそれ以上にデメリットも多いと導入する意味がなくなってしまいます。

ビジネスチャットツールを導入にあたって考慮する事柄

・   どの程度の利用が見込まれるのか(利用人数の把握)

・   導入することで、会社としてどのようなベネフィットが期待できるのか

・   たくさん出回っているツールで何を選択したらいいのか(コスト面)

ビジネスチャットツールの重要性

テレワークの導入が進んでくるにつれ、ビジネスチャットツールを利用する企業も増えてきていますとお伝えしました。

今までは、仕事の多くはコミュニケーションツールとしてメールが中心でした。

しかしLINEが普及したことにより、プライベートはLINEをコミュニケーションツールとして利用、メールは仕事でしか利用しないといった人が多くなっています。

こうしたことからも、メールよりもリアルタイム性の強いLINEなどのチャットツールが、人気のあるコミュニケーションツールに置き換わりつつあります。

とは言えLINEを仕事で利用するのは仕事とプライベートが混在するため適切ではありません。

ビジネスチャットツールとメールを比較すると次のようなメリットがあります。

・   リアルタイムにやり取りができる

・   複数人が同時に使用できる

・   情報共有が速い

・  メールのような冒頭のあいさつを省略できる

ビジネスチャットの最大のメリットは、リアルタイムにコミュニケーションがはかれる点です。

メールのように、いつ返事がくるのかわからないといったことも少なく、すぐにディスカッションできるのは業務のスピードアップにも繋がります。

一方でデメリットもあります。

レスポンスの速さが求められているため、ビジネスチャットツールでの質問や依頼などに対して優先度をあげて対応しないといけないのでは、といったプレッシャーがかかってしまいます。

特にお客様や上司からの連絡においては、メールよりも速く返事をしなくてはいけないといった雰囲気があります。  







ビジネスチャットのマナー

導入にあたり、企業はルールを決めておく必要があります。

定時を超えた場合はビジネスチャットの利用はNG、土日は送らないなどとルール決めが必要です。

ビジネスチャット|コミニケションツールとしての役割

テレワークが進んできている現在、ビジネスチャットは社内のコミュニケーションツールとしての大きな役割を期待できます。

従来のメールや電話といったやり取りでは1対1でのコミュニケーションとなります。

職場単位で考えると、メールや電話は希薄なコミュニケーションになりがちです。

しかしビジネスチャットを利用することで、同時に複数人が音声やビデオ会議の実施など大人数でのコミュニケーションが図れます。



働き方の変革

働き方改革によってより効率的に仕事を行うことが求められるようになりました。

ビジネスチャットツールは働き方改革と相性が良く、仕事を効率的に行えるツールです。

たとえば、ビデオ会議を利用すれば会議場所への移動なしで会議が行えます。

電話にでられない場所でもチャットツールを利用することで、打ち合わせも可能です。

さらにコロナ禍で在宅ワークも増えてきており、ビジネスチャットツールの利用が高まっています。


社内コミュニケーションの重要性

社内でコミュニケーションが円滑に行われなくなると、孤独感が大きくなり、社員のモチベーションも低下するといった話をききます。

また在宅ワークが増えてきた今、なにか悩み事があっても、簡単に近くの同僚に相談できない環境になっています。

メールで相談するには堅苦しい、電話で相談するほどでもない。

そんな時、一人で悩みを抱えてしまう事が増えてしまいます。

しかしチャットツールがあると、LINEと同じような感覚で気軽に同僚や上司に相談できます。

今やコミュニケーションツールとしてビジネスチャットツールはなくてはならないものになっています。

気軽さゆえに負担になることも

大変便利なツールですが、便利なためにやり取りが増え負担になってしまうこともあります。

例えば上司からの依頼がチャットツールで届くと、すぐに回答をしなくてはと考えてしまいます。

上司から、明日のxxまでにお願いしますと一言あれば良いのですが、「ちょっと　これ調べてもらえる?」 なんて気軽に連絡がくると、心理的にいまの仕事を中断して対応しなくてはと考えがちです。

このようなことにならないよう導入の際は研修を行い、ルール作りをしておく必要があります。




ビジネスチャットの課題

大変便利なツールであるビジネスチャットにも課題があります。

比較的若い世代は、LINEなどの利用でチャットに慣れているため抵抗はありませんが、年齢がたかくなると文字入力のスピードや
チャットツールの多機能さについていけない社員も出てきます。

特に上の役職についている人になると、メールや電話に固執したり、ビジネスチャットツールの使用を制限したりと、
せっかく導入したツールが活かされなくなるケースも考えられます。

こうしたことが起こらないよう、導入にあたっては全社員が受講できるeラーニングなどで事前に研修を導入する必要もあります。

またメールと違って、業務に関係のないチャットも行われるため、知りたい情報がうもれてしまうというった事も考えられます。

さらにチャットだと、至急の依頼なのかどうかわからないことも多く、定時間際に連絡がくると残業して対応しなくてはいけないと考える社員も増えてきます。

こうしたことが起きてしまうと、せっかく効率目的で導入したツールであるのにむしろ非効率になってしまうことになります。








まとめ

ビジネスチャットツールを導入するメリット

・   社内コミュニケーションツールとしての効果が期待できる

・   ビデオ会議の利用で交通費削減につながる、場所にとらわれず会議ができる

・   迅速な情報共用が可能なためスピーディーに業務遂行ができる

といった多くのメリットがあります。

一方

・   利用方法がわからない社員への研修

・   仕事とプライベートを意識した利用

・   業務に関係のないチャットツールによる私語の増加

など、課題もあります。

やみくもに導入するのではなく、どういった目的で利用していくのかを確定させ、導入前に無料で利用できるビジネスチャットツールなどで評価することも必要です。

ビジネスチャットツールOffice Messengerについて

ビジネスチャットを導入するメリットや課題点を解説しました。

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